KI-Automatisierung: Weniger Routinearbeit im Backoffice

Am besten eignen sich Prozesse mit klaren Regeln und hohem Volumen: E-Mail-Eingang klassifizieren und routen, Rechnungen und Lieferscheine per OCR erfassen, Stammdaten in ERP/CRM pflegen, Angebote vorbereiten und Reports erstellen. Faustregel: Was ein Mensch nach kurzer Einarbeitung stumpf abarbeiten kann, kann ein KI-Agent übernehmen.

• E-Mail-Routing und automatische Antwortentwürfe
• Beleg-Erfassung (OCR) mit Übergabe an die Buchhaltung
• Automatische ERP- und CRM-Einträge ohne Medienbrüche
• Workflow-Automatisierung zwischen Ihren bestehenden Tools

Bei ArkeonTech erhalten Sie für einen Automatisierungs-Agenten ein Festpreisangebot nach kostenloser Potenzialanalyse: einmaliges Setup für Prozessanalyse, Aufbau und Integration plus einen monatlichen Service für Betrieb und Wartung. Der Einstieg beginnt mit der kostenlosen Potenzialanalyse: Wir identifizieren den Prozess mit dem schnellsten Return on Investment.

Rechnen Sie Stunden pro Woche mal Stundensatz: Ein Prozess, der 10 Stunden wöchentlich bindet, kostet bei 45 € Stundensatz rund 23.400 € pro Jahr. Ob und wann sich eine Automatisierung rechnet, hängt davon ab, welchen Anteil der Fälle sie übernimmt und was Einrichtung und Betrieb kosten. Im kostenlosen Erstgespräch rechnen wir Ihren konkreten Fall durch.

In vier Schritten: (1) Kostenlose Potenzialanalyse mit Priorisierung der Prozesse, (2) Konzept mit messbarem Ziel-KPI, (3) Aufbau und Integration in Ihre Systeme innerhalb von 3 bis 5 Wochen, (4) Go-Live mit Monitoring und laufender Optimierung im Service-Modell.

Für Betriebe mit 5 bis 250 Beschäftigten, in denen ein wiederkehrender Backoffice-Vorgang dauerhaft Personal bindet - typischerweise Fertigung, technischer Handel, Finanzberatung und Dienstleister mit hohem Belegaufkommen. Ausschlaggebend ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern der einzelne Vorgang: Je häufiger er anfällt, je länger er dauert und je seltener eine Ausnahme auftritt, desto eher trägt sich die Automatisierung. Diese drei Zahlen können Sie ohne Berater erheben, und wir rechnen sie im kostenlosen Erstgespräch mit Ihnen durch. Auch kleine Teams profitieren, wenn drei Personen je fünf Stunden pro Woche mit Routine verbringen - das sind knapp zwei Arbeitstage.

• Betriebsgröße: 5 bis 250 Beschäftigte
• Ein Vorgang, der häufig anfällt und Zeit kostet
• Überwiegend feste Regeln, Ausnahmen entscheidet weiterhin ein Mensch
• Typische Branchen: Finanzberatung, Industrie, Handel, Gesundheitswesen

Wenn der Prozess selbst ungeklärt ist. Ein Ablauf, über den zwei Abteilungen unterschiedlicher Meinung sind, wird durch Automatisierung nicht eindeutig, sondern nur schneller falsch - dann steht zuerst eine Entscheidung an und kein Projekt. Ungeeignet sind außerdem Vorgänge, die fast nur aus Ausnahmen bestehen: Dort pflegen Sie am Ende mehr Sonderfälle, als Sie Zeit sparen. Wo eine Fehlentscheidung unmittelbar Menschen oder Vermögen gefährdet, automatisieren wir die Vorbereitung, aber nicht die Freigabe - die letzte Unterschrift bleibt bei einem Menschen. Und es braucht Systeme mit Schnittstelle: Software ohne API und ohne Exportmöglichkeit binden wir nur mit einem Aufwand an, der den Nutzen meist aufzehrt.

Bei Backoffice-Prozessen fast immer. Was in der Prozessbeschreibung steht und was tatsächlich passiert, liegt selten deckungsgleich: die Excel-Liste neben dem ERP, der Ordner mit den Ausnahmen, der Kollege, der die drei Sonderfälle im Kopf hat. Diese Abweichungen entscheiden über Erfolg oder Scheitern der Automatisierung, und sie stehen in keinem Dokument. Deshalb beginnen wir mit einem Termin am Arbeitsplatz. ArkeonTech sitzt in Aalen; im Ostalbkreis, in Heidenheim, Schwäbisch Gmünd und Ellwangen sind wir in unter einer Stunde da. Michael Kaiser hat vor ArkeonTech in der ERP-Beratung im baden-württembergischen Mittelstand gearbeitet - die Prozesse, um die es hier geht, sind ihm aus der Praxis vertraut.

Michael Kaiser, Inhaber von ArkeonTech: Wirtschaftsinformatiker (DHBW Heidenheim), B.Sc. Business Analytics (Hochschule Aalen), mehrere Jahre ERP-Consultant für Mittelstandskunden in Maschinenbau, Handel und Gesundheitswesen. Er sitzt bei der Prozessaufnahme selbst am Arbeitsplatz, baut die Automatisierung und betreut sie im laufenden Service. Sie sprechen also über Ihre Ausnahmefälle mit der Person, die sie anschließend abbildet - eine Vertriebsebene dazwischen gibt es nicht.

E-Mail: m.kaiser@arkeontech.de