Automatisierungs-ROI-Rechner: Was bringt der Prozess?
Fünf Angaben genügen, um zu rechnen, ob sich die Automatisierung eines Prozesses trägt: freigesetzte Stunden und Vollzeitstellen, Ersparnis pro Jahr, Amortisationszeit und 3-Jahres-ROI. Bewusst konservativ gerechnet - eine Zahl, die Sie verteidigen können.
Von Michael Kaiser, Gründer von ArkeonTech Stand:
Ihre Zahlen
Alle Personen zusammen, die den Prozess bearbeiten.
Vollkostensatz: Lohn + Nebenkosten + Gemeinkostenanteil. Typisch: 40-70 €.
Welcher Anteil des Prozesses entfällt - selten der ganze, denn Sonderfälle bleiben Handarbeit.
Analyse, Aufbau, Anbindung. Orientierung: einfacher Prozess 3.000-8.000 €, komplexe Anbindung mehr.
Lizenzen, Betrieb, Anpassungen.
Ihre Rechnung
- Freigesetzte Stunden pro Jahrbei 46 Arbeitswochen
- 276 h
- Entspricht VollzeitstellenKapazität bei 40 Stunden pro Woche
- 0,15
- Ersparnis pro Jahrinkl. 30 % Abschlag für nicht produktiv nutzbare Zeit
- 10.626 €
- Laufende Kosten pro Jahr
- -1.800 €
- Netto-Ersparnis pro Jahr
- 8.826 €
- Amortisation
- 10,9 Monate
- 3-Jahres-ROI
- 231 %
- Kumulierter Gewinn nach 3 Jahren
- 18.478 €
Der Link enthält Ihre fünf Angaben, damit andere dieselbe Rechnung sehen.
Gerechnet wird konservativ: mit 46 Arbeitswochen pro Jahr, weil Urlaub und Feiertage abgehen, und mit nur 70 % der theoretischen Ersparnis, weil freigewordene Zeit selten eins zu eins produktiv wird und kein Prozess verlustfrei automatisiert.
Alle Zahlen bleiben in Ihrem Browser - nichts wird gesendet oder gespeichert.
Wie der Rechner arbeitet
Die Formel ist bewusst einfach: Wochenstunden mal 46 Arbeitswochen ergeben den Jahresaufwand - 52 Wochen abzüglich Urlaub und Feiertagen. Davon entfällt der gewählte Automatisierungsgrad; multipliziert mit dem internen Stundensatz ergibt das die theoretische Ersparnis. Diese wird mit 70 % bewertet, weil freigewordene Zeit selten voll produktiv wird. Abgezogen werden die laufenden Kosten; übrig bleibt die Netto-Ersparnis, gegen die die einmalige Investition amortisiert. Zusätzlich rechnet der Rechner die freigesetzten Stunden in Vollzeitstellen um.
Warum konservativ gerechnet wird
Angebote rechnen oft mit 100 % Automatisierung und dem vollen Stundensatz. Beides trifft selten zu: Ein Prozess mit Ausnahmen, Freitext und Sonderfällen behält einen Restaufwand, und eine Stunde, die die KI einspart, wird nicht automatisch zu einer Stunde Umsatz. Wer die Entscheidung mit konservativen Zahlen trifft, erlebt hinterher eine positive Überraschung statt einer Nachkalkulation.
Wann sich Automatisierung nicht rechnet
Drei Fälle bleiben auch nach der Rechnung kritisch: Prozesse mit sehr geringem Volumen (dort trägt sich eine Anbindung selten), Prozesse, die sich wöchentlich ändern (jede Anpassung kostet Betrieb), und Prozesse, die intern niemand versteht - was nicht dokumentiert ist, lässt sich nicht automatisieren. Dann steht erst die Prozessarbeit selbst an.
Häufige Fragen
Den internen Vollkostensatz: Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile plus Gemeinkostenanteil, geteilt durch die produktiven Stunden. Für Fachkräfte im Mittelstand liegen realistische Werte zwischen 40 und 70 Euro - nicht der Stundenlohn allein.
Weil freigewordene Zeit selten vollständig in produktive Arbeit umgesetzt wird und kein Prozess verlustfrei automatisiert - Restfälle, Prüfung und Ausnahmen bleiben. Der Abschlag macht die Zahl in einer Budgetrunde verteidigbar.
Weil ein Prozess nur in Arbeitswochen anfällt: Nach Urlaub und Feiertagen bleiben rund 46 Wochen im Jahr. Mit 52 Wochen läge die Ersparnis um etwa 13 % zu hoch - zu viel für eine Rechnung, die in der Budgetrunde bestehen soll.
Sie rechnet die freigesetzten Stunden in Kapazität um: 6 Stunden pro Woche entsprechen 0,15 Vollzeitstellen. Freigesetzt heißt nicht eingespart - meist ist es Zeit für Aufgaben, für die sich im Fachkräftemangel niemand einstellen lässt.
Die Spanne ist groß: Ein abgegrenzter Prozess mit Standard-Anbindung liegt bei etwa 3.000 bis 8.000 Euro einmalig, komplexe ERP- oder CRM-Anbindungen darüber, laufende Kosten bei 50 bis 300 Euro im Monat. Rechnen Sie mit Ihrem Angebot, nicht mit der Spanne.
Ja, das Modell ist dasselbe: gebundene Stunden im Kanal, davon automatisierbarer Anteil, interner Satz, Kosten der Lösung. Beim Telefonassistenten entsprechen die Stunden der Erreichbarkeits- und Annahmearbeit, beim Chatbot den schriftlichen Routineanfragen.
Nein. Der Rechner läuft vollständig in Ihrem Browser - es wird nichts übertragen, gespeichert oder ausgewertet.
Nicht das ganze Backoffice auf einmal, sondern ein abgegrenzter Prozess mit hohem Regelanteil: Der trägt die Anbindung, beweist den Nutzen und erzeugt die Zahlen, mit denen der zweite Prozess beschlossen wird.
Passende Leistung von ArkeonTech
Die Zahl steht - jetzt den ersten Prozess abgrenzen
Wir rechnen mit Ihren echten Zahlen: kostenlose Prozessanalyse, Festpreis-Angebot mit dokumentierter ROI-Rechnung, erster Prozess live in Wochen statt Monaten.