KI-Richtlinie im Unternehmen: Was drinstehen muss, damit sie wirkt

Die Frage kommt in Projekten meist spät, manchmal erst, wenn das System schon läuft: Dürfen unsere Leute das eigentlich so benutzen? Eine Sachbearbeiterin hat die Ansprechpartnerliste in ein Chatfenster kopiert, um Einladungsmails zu formulieren. Der Vertriebsleiter lässt Vertragsentwürfe vorprüfen - im privaten Konto, weil es schlicht kein Firmenkonto gibt. Niemand hat es verboten, niemand hat es erlaubt. In genau diesem Zustand arbeitet der Großteil des Mittelstands im September 2026.

Der Bitkom hat im Oktober 2025 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt. In 8 Prozent der Betriebe ist die Nutzung privater KI-Werkzeuge weit verbreitet, in 17 Prozent gibt es Einzelfälle, weitere 17 Prozent vermuten sie, ohne es sicher zu wissen. Zusammen sind das 42 Prozent der Unternehmen, die Schatten-KI beobachten oder für wahrscheinlich halten. Verbindliche Regeln haben dagegen nur 23 Prozent aufgestellt - im Vorjahr waren es noch 15. Die Lücke zwischen Nutzung und Regelwerk ist der Normalzustand.

Dieser Beitrag beantwortet die Fragen, die beim Schreiben einer solchen Richtlinie tatsächlich auftauchen: welche Pflichten dahinterstehen, wie die Zuordnung von Daten zu Systemen aussieht, welche Abschnitte hineingehören, wer das Papier beschließen darf und warum die meisten Vorlagen aus dem Netz an derselben Stelle scheitern. Er ist aus der Sicht dessen geschrieben, der solche Regelwerke mit Unternehmen aufsetzt, nicht aus Anwaltssicht; wo die Auslegung im Einzelfall entscheidet, sagen wir das.

Das Wichtigste in Kürze: Eine KI-Richtlinie ist keine eigenständige Gesetzespflicht, aber ohne sie lassen sich drei Pflichten kaum erfüllen: die KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung, der Datenschutz beim Einsatz fremder Dienste und die Geheimhaltung nach dem GeschGehG, die angemessene Maßnahmen verlangt. Wirksam wird sie durch drei Inhalte: eine Positivliste freigegebener Systeme, eine Matrix, die Datenklassen den Systemen zuordnet, und eine Prüfpflicht vor der Verwendung der Ergebnisse. Ein Totalverbot ohne Alternative gilt inzwischen als erwiesen gescheitert: In der WalkMe-Erhebung 2025 gaben 46 Prozent der Beschäftigten an, nicht freigegebene KI trotz ausdrücklichem Verbot weiterzunutzen.

Ist eine KI-Richtlinie gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Kein Gesetz verlangt ein Dokument mit diesem Namen, und wer die "KI-Richtlinien-Pflicht" verkauft, verkauft ein Wort, das in keiner Verordnung steht. Vier Pflichten laufen allerdings auf dasselbe Ergebnis hinaus, weil sie sich ohne schriftliche Regel weder sauber erfüllen noch belegen lassen.

Die erste ist die KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung: Seit Februar 2025 müssen Betreiber sicherstellen, dass das mit den Systemen befasste Personal ausreichend davon versteht. Die Richtlinie ist der Beleg dafür, dass das Unternehmen überhaupt festgelegt hat, wer was darf - erst daraus lässt sich ableiten, wer geschult werden muss.

Die zweite ist der Datenschutz. Sobald Beschäftigte personenbezogene Daten in einen Dienst eines Dritten eingeben, liegt Auftragsverarbeitung oder eine Weitergabe vor. Ohne Festlegung, welcher Dienst für welche Daten zugelassen ist, existiert diese Entscheidung faktisch nicht - sie trifft dann jede Person für sich, mit dem privaten Konto ihrer Wahl.

Die dritte ist das Geschäftsgeheimnisgesetz. Ein Geschäftsgeheimnis genießt nur dann Schutz, wenn es Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen ist (§ 2 Nr. 1 lit. b GeschGehG). Ein Unternehmen, das nie geregelt hat, dass Firmeninterna nicht in öffentliche Chatdienste gehören, hat im Streitfall ein Argument weniger. Was konkret auf dem Spiel steht, haben wir im Beitrag zu ChatGPT und Geschäftsgeheimnissen durchgespielt.

Die vierte trifft nur bestimmte Einsätze: Bei Hochrisiko-Systemen nach der KI-Verordnung sind die Beschäftigten vor der Inbetriebnahme zu unterrichten (Art. 26 Abs. 7), und dazu gehört eine Regel, wer das System wie nutzt. Hinzu kommt der kommerzielle Druck: In Ausschreibungen und Audits wird inzwischen regelmäßig nach dem Umgang mit KI gefragt, und eine Richtlinie ist die kürzeste ehrliche Antwort.

Wie groß ist die Schatten-Nutzung wirklich?

Größer, als die meisten Geschäftsführungen annehmen, und sie wächst schneller als die Regelwerke. Vier unabhängige Erhebungen zeichnen dasselbe Bild:

Der wichtigste Satz dieser Tabelle steht in der letzten Zeile. Ein Verbot ändert das Verhalten nicht, es ändert nur die Sichtbarkeit des Verhaltens. KPMG und die University of Melbourne haben für ihre globale Trust-in-AI-Studie 2025 denselben Punkt gemessen: 57 Prozent der Beschäftigten nutzen KI ohne Wissen des Arbeitgebers, 63 Prozent kennzeichnen KI-Ergebnisse nicht als solche. Wer nur verbietet, erzeugt keine Sicherheit, sondern Blindheit - niemand weiß mehr, welche Daten wohin gegangen sind.

Welche Daten dürfen in welches System?

Das Herz jeder brauchbaren Richtlinie ist keine Liste erlaubter Werkzeuge, sondern eine Matrix: Datenklassen auf der einen Seite, Systemstufen auf der anderen. Vier Klassen und vier Stufen reichen für den Mittelstand.

Die Lesart ist einfach: Eine Zelle beantwortet die Frage "Darf diese Information in dieses System?" vollständig. Was auf der Website steht, darf überallhin. Was einen Namen, einen Preis oder eine Vertragsklausel trägt, gehört nicht in ein Verbraucherkonto - Punkt. Für die letzte Zeile gelten eigene Regeln, die nichts mit Datenschutz im Allgemeinen zu tun haben, sondern mit Strafrecht und Berufsrecht; die Details stehen im Beitrag zum LLM-Hosting für Berufsgeheimnisträger.

Zwei Ergänzungen machen die Matrix praxistauglich. Erstens: "Firmenkonto" heißt ein Konto des Unternehmens mit Auftragsverarbeitungsvertrag und abgeschalteter Trainingsnutzung - nicht die Bezahlversion desselben Verbraucherkontos, die an die Person gebunden bleibt. Zweitens gehört die Matrix als Anlage in die Richtlinie, nicht in den Fließtext. Neue Systeme landen in der Anlage, ohne dass das Papier neu verhandelt werden muss.

Was gehört hinein? Neun Pflichtabschnitte

Eine Richtlinie, die den Betrieb tragen soll, braucht neun Abschnitte. Weniger wird lückenhaft, mehr wird nicht gelesen.

1. Geltungsbereich und Zweck. Für wen sie gilt (Beschäftigte, Freelancer, Dienstleister mit Zugang) und was sie regelt: Nutzung generativer KI für Arbeitszwecke, unabhängig davon, wem das Konto gehört.
2. Freigegebene Systeme als Anlage. Eine Positivliste statt einer Verbotsliste: Was draufsteht, ist erlaubt, alles andere ist unausgewertet. Neue Systeme werden als Ergänzung der Anlage geprüft, nicht am Schreibtisch improvisiert.
3. Die Datenmatrix. Die Tabelle aus dem vorigen Abschnitt, angepasst an die eigenen Klassen. Sie ist die einzige Stelle, an der das Dokument konkret wird.
4. Absolute Verbote. Berufsgeheimnisse, unanonymisierte Bewerberdaten und Gesundheitsdaten gehören in kein fremdes System, Gesundheits- und Berufsdaten nicht einmal in jedes eigene. Hier steht die kurze, unmissverständliche Liste.
5. Kennzeichnungspflichten. Was mit KI erzeugt wurde und das Haus verlässt, muss unter den Bedingungen des Artikels 50 der KI-Verordnung gekennzeichnet werden - für Deepfakes und synthetische Inhalte verpflichtend, für Texte als Frage der Ehrlichkeit gegenüber der Kundschaft.
6. Die Prüfpflicht. KI-Ergebnisse sind Arbeitshypothesen, keine Ergebnisse. Was ungeprüft an Kunden, Behörden oder in den Code geht, trägt der Verantwortliche persönlich mit. Diese eine Zeile verhindert mehr Schaden als jede Werkzeugliste.
7. Zuständigkeit und Meldeweg. Ein benannter Eigentümer der Richtlinie und eine niedrigschwellige Stelle, an die man meldet, wenn etwas Falsches in ein System gelangt ist - ohne Schuldzuweisung, sonst meldet niemand.
8. Die Schulung. Wer, wie oft und wozu geschult wird. Das ist zugleich der Nachweis für Artikel 4; Details zur Abstufung stehen im Beitrag zur KI-Kompetenzpflicht.
9. Review und Änderung. Ein fester Termin pro Jahr, ein verantwortlicher Name und die Regel, dass die Anlage bei jedem neuen System angepasst wird.

Wer beschließt die Richtlinie - und wann kommt der Betriebsrat ins Spiel?

Die Nutzungsregel selbst ist Weisung des Arbeitgebers: Sie regelt das Arbeitsverhalten, also die Art, wie Arbeit zu erledigen ist, und die darf die Geschäftsführung grundsätzlich allein erlassen. Das Arbeitsgericht Hamburg hat das am 16. Januar 2024 klargestellt (24 BVGa 1/24) - die damals streitige ChatGPT-Richtlinie betraf das Arbeitsverhalten und war damit nicht mitbestimmungspflichtig.

Anders liegt es beim System, mit dem die Regel durchgesetzt wird. Ein Firmenzugang zu einem Chatdienst, dessen Nutzungsprotokolle der Arbeitgeber einsehen kann, ist eine technische Einrichtung im Sinn des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Er kann Verhalten und Leistung überwachen, und diese Eignung genügt nach ständiger Rechtsprechung. Die Einführung dieses Zugangs ist mitbestimmungspflichtig, egal wie die Nutzungsrichtlinie selbst formuliert ist. Die sauberste Lösung ist deshalb meist eine Doppelstruktur: Die Richtlinie regelt das Arbeitsverhalten, eine Betriebsvereinbarung regelt das System und seine Protokolle. Was in die Vereinbarung gehört und wie kurz das Verfahren bleibt, steht im Beitrag zum Betriebsrat bei der KI-Einführung.

Praktisch heißt das: Auch wo kein Mitbestimmungsrecht besteht, ist der frühe Einbezug der schnellere Weg. Eine Richtlinie, die gegen die Belegschaft geschrieben wurde, wird wie eine Überwachungsmaßnahme gelesen und entsprechend bekämpft. Eine, die mit ihr geschrieben wurde, wird befolgt.

Warum scheitern die meisten Richtlinien?

Fünf Muster kehren immer wieder, und alle lassen sich auf ein Papier ohne Betrieb zurückführen.

Totalverbot ohne Alternative. Wer KI verbietet, ohne ein freigegebenes Werkzeug zu stellen, produziert Schatten-Nutzung. Die 46 Prozent aus der WalkMe-Erhebung sind die empirische Antwort auf jede Richtlinie, die nur "nein" sagt.

Vorlage ohne Firmenbezug. Die heruntergeladene Muster-Richtlinie regelt Datenklassen, die es im Unternehmen nicht gibt, und lässt die aus, die es gibt - etwa Berufsgeheimnisse in der Kanzlei oder Konstruktionsdaten im Maschinenbau.

Eine Regel für alle Daten. Wer alles gleich behandelt, schützt nichts. Das Totalverbot für öffentliche Texte wird genauso ignoriert wie das für Vertragsklauseln, und am Ende gilt faktisch keine von beiden.

Kein Eigentümer, kein Termin. Anbieter ändern Modelle, Verarbeitungsorte und Trainingsbedingungen quartalsweise. Eine Richtlinie vom Stand 2024 führt 2026 Systeme auf, die es nicht mehr gibt, und lässt die unerwähnt, die alle benutzen.

Keine Antwort auf die eine Frage. "Welches Werkzeug für welche Aufgabe?" Wenn eine Beschäftigte das nicht in zwei Sätzen beantworten kann, ist die Richtlinie ein Compliance-Dokument, keine Arbeitsregel.

Wie kommt die Regel in den Betrieb?

Das Papier ist der kleinere Teil. Drei Schritte erzeugen die Wirkung.

Der erste ist der Zugang: Statt Nutzung zu verbieten, Firmenkonten für die freigegebenen Dienste beschaffen. Hier liegt die eigentliche Governance-Lücke - 26 Prozent der Unternehmen stellen laut Bitkom Zugänge bereit, 42 Prozent sehen Schatten-Nutzung. Die Differenz dieser Zahlen ist die Summe der private Konten.

Der zweite ist die Flankierung durch Technik: Zentrale Anmeldung und Verwaltung der Firmenkonten, Sperrung privater KI-Konten auf Firmengeräten per Filter, ein kurzer Prüfschritt im Einkauf für jedes neue Werkzeug. Wer es organisatorisch nicht durchsetzt, dem bleibt nur die Appell-Richtlinie.

Der dritte ist die Wiederholung: Eine Schulung beim Start, eine Auffrischung pro Jahr, dokumentiert - das ist zugleich der Nachweis für Artikel 4 - und ein Review-Termin im Kalender des Eigentümers. Ein realistischer Zeitplan für die erste Fassung liegt bei zwei bis vier Wochen inklusive Betriebsrat: einen halben Tag für die Datenmatrix, einen Tag für den Entwurf, der Rest ist Abstimmung.

Häufige Fragen

Ist eine KI-Richtlinie gesetzlich vorgeschrieben? Nein, aber faktisch kaum zu umgehen. Kein Gesetz verlangt das Dokument beim Namen; die Pflichten aus Artikel 4 der KI-Verordnung, der DSGVO und dem Geschäftsgeheimnisgesetz lassen sich ohne schriftliche Regel aber weder sauber erfüllen noch im Streitfall belegen. Die Richtlinie ist der Nachweis, nicht die Pflicht.

Brauche ich den Betriebsrat für die Einführung einer KI-Richtlinie? Für die Regel selbst meist nicht, weil sie das Arbeitsverhalten betrifft, also die Art, wie Arbeit zu erledigen ist (ArbG Hamburg, 16.01.2024, 24 BVGa 1/24). Mitbestimmungspflichtig ist dagegen das System, über das kontrolliert wird: Ein Firmenzugang mit einsehbaren Nutzungsprotokollen fällt unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und braucht eine Betriebsvereinbarung.

Dürfen Beschäftigte ChatGPT privat für die Arbeit nutzen? Grundsätzlich verboten ist es nicht, aber faktisch unkontrolliert. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag dürfen keine personenbezogenen Daten hinein, und Geschäftsgeheimnisse können ihren gesetzlichen Schutz verlieren. Die Richtlinie muss deshalb beantworten, welcher Kontotyp welche Daten tragen darf, nicht nur, ob der Dienst erlaubt ist.

Was kostet die Erstellung einer KI-Richtlinie? Intern ein bis zwei Tage für die Datenmatrix und die Absprachen, plus juristische Prüfung. Extern erstellte Richtlinien liegen je nach Anbieter und Tiefe zwischen einigen hundert und einigen tausend Euro. Der größere Kostenpunkt ist nicht das Dokument, sondern die Umsetzung: Lizenzen für die freigegebenen Konten, die Schulung und die technische Absicherung.

Wie oft muss eine KI-Richtlinie aktualisiert werden? Die Liste freigegebener Systeme quartalsweise, das Dokument selbst jährlich und anlassbezogen immer dann, wenn ein neues System, eine neue Risikoklasse oder ein neuer Anbietervertrag dazukommt. Anbieter ändern Trainingsbedingungen und Verarbeitungsorte ohne große Ankündigung; die Anlage ist der Teil, der am schnellsten veraltet.

Reicht eine Muster-Vorlage aus dem Internet? Als Gliederung ja, als Regel nein. Vorlagen scheitern an den Stellen, die firmenspezifisch sind: den eigenen Datenklassen, den branchentypischen Schutzgütern wie Berufsgeheimnissen und der Schnittstelle zu einer bestehenden Betriebsvereinbarung. Wer die Vorlage unverändert übernimmt, dokumentiert vor allem, dass niemand sie gelesen hat.

Fazit

Der eigentliche Befund ist die Kluft: 42 Prozent der Unternehmen sehen oder vermuten Schatten-KI, 23 Prozent haben Regeln. Eine Richtlinie schließt diese Kluft nicht durch Umfang, sondern durch drei kurze Antworten: welche Systeme, welche Daten, welche Prüfung. Alles andere ist Beiwerk.

Der Test, ob sie wirkt, ist einen Satz lang: Kann jede Beschäftigte sagen, welche Daten in welches Werkzeug dürfen - ohne nachzuschlagen? Wenn ja, ist das Papier eine Arbeitsregel. Wenn nein, ist es eine Akte.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom 15. September 2026 wieder.

Quellen

• Bitkom Research, Presseinformation "Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI" (21. Oktober 2025): repräsentative Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten
• Bitkom, Studienbericht "Künstliche Intelligenz in Deutschland" (2025)
• Microsoft und LinkedIn, Work Trend Index Annual Report (2024): 78 % BYOAI, 80 % in kleinen und mittleren Unternehmen
• YouGov-Umfrage im Auftrag von SThree (November 2025): 5.391 MINT-Fachkräfte in sechs Ländern
• WalkMe/Software AG, State of Digital Adoption Survey (2025): über 3.500 Wissensarbeitende
• KPMG International und University of Melbourne, "Trust, Attitudes and Use of Artificial Intelligence: A Global Study" (2025)
• Arbeitsgericht Hamburg, Beschluss vom 16. Januar 2024 - 24 BVGa 1/24
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung): Art. 4, Art. 26 Abs. 7, Art. 50