KI-Richtlinie im Unternehmen: Was drinstehen muss, damit ChatGPT und Co. sicher genutzt werden
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Text und Bilder dieses Beitrags wurden mithilfe von KI-Systemen erzeugt. Gekennzeichnet nach Art. 50 Abs. 4 der EU-KI-Verordnung (AI Act). Verantwortlich für die Veröffentlichung: ArkeonTech.
- KI-Richtlinie
- ChatGPT
- Geschäftsgeheimnisse
- EU AI Act
- DSGVO
- Betriebsrat
- KMU
Die Frage kommt in Projekten meist spät, manchmal erst, wenn das System schon läuft: Dürfen unsere Leute das eigentlich so benutzen? Eine Sachbearbeiterin hat die Ansprechpartnerliste in ein Chatfenster kopiert, um Einladungsmails zu formulieren. Der Vertriebsleiter lässt Vertragsentwürfe vorprüfen - im privaten Konto, weil es schlicht kein Firmenkonto gibt. Niemand hat es verboten, niemand hat es erlaubt. In genau diesem Zustand arbeitet der Großteil des Mittelstands im September 2026.
Der Bitkom hat im Oktober 2025 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt. In 8 Prozent der Betriebe ist die Nutzung privater KI-Werkzeuge weit verbreitet, in 17 Prozent gibt es Einzelfälle, weitere 17 Prozent vermuten sie, ohne es sicher zu wissen. Zusammen sind das 42 Prozent der Unternehmen, die Schatten-KI beobachten oder für wahrscheinlich halten. Verbindliche Regeln haben dagegen nur 23 Prozent aufgestellt - im Vorjahr waren es noch 15. Die Lücke zwischen Nutzung und Regelwerk ist der Normalzustand.
Dieser Beitrag beantwortet die Fragen, die beim Schreiben einer solchen Richtlinie tatsächlich auftauchen: welche Pflichten dahinterstehen, was das Geschäftsgeheimnisgesetz verlangt, welche Version eines Chatdienstes welche Daten verträgt, welche Abschnitte hineingehören, wer das Papier beschließen darf und welcher technische Zugang das Verbot überflüssig macht. Er ist aus der Sicht dessen geschrieben, der solche Regelwerke mit Unternehmen aufsetzt, nicht aus Anwaltssicht; wo die Auslegung im Einzelfall entscheidet, sagen wir das.
Das Wichtigste in Kürze: Eine KI-Richtlinie ist keine eigenständige Gesetzespflicht, aber ohne sie lassen sich drei Pflichten kaum erfüllen: die KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung, der Datenschutz beim Einsatz fremder Dienste und die Geheimhaltung nach dem GeschGehG. Nach dessen § 2 Nr. 1 ist eine Information nur dann ein geschütztes Geschäftsgeheimnis, wenn angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen bestehen; ungeregelte Eingaben in externe KI-Dienste sind das Gegenteil davon. Wirksam wird die Richtlinie durch drei Inhalte: eine Positivliste freigegebener Systeme, eine Matrix, die Datenklassen den Systemen zuordnet, und eine Prüfpflicht vor der Verwendung der Ergebnisse. Ein Totalverbot ohne Alternative gilt inzwischen als erwiesen gescheitert: In der WalkMe-Erhebung 2025 gaben 46 Prozent der Beschäftigten an, nicht freigegebene KI trotz ausdrücklichem Verbot weiterzunutzen. Die Lösung ist ein Firmenzugang mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ausgeschlossener Trainingsnutzung.
Ist eine KI-Richtlinie gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Kein Gesetz verlangt ein Dokument mit diesem Namen, und wer die "KI-Richtlinien-Pflicht" verkauft, verkauft ein Wort, das in keiner Verordnung steht. Vier Pflichten laufen allerdings auf dasselbe Ergebnis hinaus, weil sie sich ohne schriftliche Regel weder sauber erfüllen noch belegen lassen.
Die erste ist die KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung: Seit Februar 2025 müssen Betreiber Maßnahmen für die KI-Kompetenz des Personals ergreifen, das mit den Systemen arbeitet; seit dem Digital Omnibus heißt das, die Entwicklung dieser Kompetenz zu unterstützen. Wer ChatGPT beruflich nutzen lässt, ist Betreiber. Die Richtlinie legt fest, wer was darf - erst daraus lässt sich ableiten, wer welche Unterweisung braucht.
Die zweite ist der Datenschutz. Sobald Beschäftigte personenbezogene Daten in einen Dienst eines Dritten eingeben, ist der Anbieter Auftragsverarbeiter, und ohne Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist die Verarbeitung rechtswidrig. Für Anbieter außerhalb der EU kommen die Anforderungen an Drittlandübermittlungen nach Art. 44 ff. DSGVO hinzu; das EU-US Data Privacy Framework deckt zertifizierte US-Anbieter ab, ersetzt aber nicht den Vertrag. Ohne Festlegung, welcher Dienst für welche Daten zugelassen ist, trifft diese Entscheidung jede Person für sich, mit dem privaten Konto ihrer Wahl.
Die dritte ist das Geschäftsgeheimnisgesetz, das weiter unten ausführlich behandelt wird: Es schützt nur, wer sich selbst schützt. Die vierte trifft nur bestimmte Einsätze: Bei Hochrisiko-Systemen nach der KI-Verordnung sind die Beschäftigten ab dem 2. Dezember 2027 vor der Inbetriebnahme zu unterrichten (Art. 26 Abs. 7), und dazu gehört eine Regel, wer das System wie nutzt. Hinzu kommt der kommerzielle Druck: In Ausschreibungen und Audits wird inzwischen regelmäßig nach dem Umgang mit KI gefragt, und eine Richtlinie ist die kürzeste ehrliche Antwort.
Wie groß ist die Schatten-Nutzung wirklich?
Größer, als die meisten Geschäftsführungen annehmen, und sie wächst schneller als die Regelwerke. Vier unabhängige Erhebungen zeichnen dasselbe Bild:
| Erhebung | Stichprobe | Zentraler Befund |
|---|---|---|
| Bitkom (Oktober 2025) | 604 deutsche Unternehmen ab 20 Beschäftigten | 42 % beobachten oder vermuten private KI-Nutzung; nur 23 % haben Regeln, 26 % stellen Zugänge bereit |
| Work Trend Index (Microsoft/LinkedIn 2024) | 31.000 Personen in 31 Ländern | 78 % der KI-Nutzenden bringen eigene Werkzeuge mit, in kleinen und mittleren Unternehmen 80 % |
| YouGov für SThree (November 2025) | 5.391 MINT-Fachkräfte in sechs Ländern | In Deutschland nutzen 77 % KI bei der Arbeit; ein ähnlich großer Anteil greift mindestens monatlich auf nicht freigegebene Anwendungen zu |
| WalkMe State of Digital Adoption (2025) | über 3.500 Wissensarbeitende weltweit | 78 % nutzen nicht genehmigte KI-Werkzeuge; 46 % würden es trotz ausdrücklichem Verbot weiter tun |
Der wichtigste Satz dieser Tabelle steht in der letzten Zeile. Ein Verbot ändert das Verhalten nicht, es ändert nur die Sichtbarkeit des Verhaltens. KPMG und die University of Melbourne haben für ihre globale Trust-in-AI-Studie 2025 denselben Punkt gemessen: 57 Prozent der Beschäftigten nutzen KI ohne Wissen des Arbeitgebers, 63 Prozent kennzeichnen KI-Ergebnisse nicht als solche.
Was das kosten kann, zeigt der bekannteste Fall: 2023 gaben Ingenieure bei Samsung nach Medienberichten internen Quellcode und Besprechungsnotizen in ChatGPT ein. Der Konzern untersagte daraufhin generative KI auf Firmengeräten, aber da lag der Code schon beim Anbieter. Im Mittelstand sieht der Fall unspektakulärer aus und ist deshalb häufiger: das Angebot für einen Großkunden samt Konditionen, drei Bewerbungen mit Namen, eine Rechnung mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Jede dieser Eingaben ist, je nach Konto und Einstellung, eine Weitergabe an einen Anbieter außerhalb der EU ohne Vertrag. Der IBM-Bericht Cost of a Data Breach 2025 beziffert die durchschnittlichen Kosten einer Datenpanne in Organisationen mit hoher Nutzung nicht freigegebener KI-Werkzeuge auf 4,63 Millionen US-Dollar, rund 670.000 US-Dollar mehr als ohne solche Schatten-KI; die Zahlen sind über große Unternehmen gerechnet, die Mechanik ist dieselbe.
Was verlangt das Geschäftsgeheimnisgesetz?
Dass der Inhaber sein Geheimnis selbst schützt, bevor das Gesetz es tut. Das ist der Punkt, der die meisten Unternehmen überrascht.
§ 2 Nr. 1 GeschGehG definiert ein Geschäftsgeheimnis über drei Merkmale: Die Information ist nicht allgemein bekannt und deshalb von wirtschaftlichem Wert, sie ist Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen ihres Inhabers, und es besteht ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung. Das mittlere Merkmal ist eine Voraussetzung, keine Empfehlung. Wer keine angemessenen Maßnahmen nachweisen kann, hat im Streitfall kein Geschäftsgeheimnis, sondern nur eine Information, die er gern geheim gehabt hätte.
§ 4 GeschGehG verbietet dann, ein Geschäftsgeheimnis ohne Befugnis zu erlangen, zu nutzen oder offenzulegen; die §§ 6 bis 8 geben dem Inhaber Ansprüche auf Unterlassung, Beseitigung, Vernichtung, Herausgabe und Auskunft, § 10 auf Schadensersatz, und § 23 stellt vorsätzliche Verletzungen unter Strafe. All das nützt aber nur, wenn die erste Hürde genommen ist. Für den KI-Einsatz heißt das: Die Richtlinie, die regelt, was in welchen Dienst darf, ist keine Compliance-Übung, sondern der Nachweis, der den Schutz überhaupt erst begründet.
Was als angemessene Maßnahme gilt, hängt vom Wert der Information und von der Größe des Unternehmens ab. Für den KI-Einsatz haben sich fünf Bausteine bewährt:
| Maßnahme | Was sie leistet | Aufwand |
|---|---|---|
| Datenklassen mit Zuordnung zu Werkzeugen | Jeder weiß, was in welches Werkzeug darf, ohne im Einzelfall fragen zu müssen | Ein Nachmittag |
| Schriftliche KI-Richtlinie | Belegt, dass das Unternehmen den Umgang geregelt hat | Wenige Seiten |
| Technische Trennung: Firmenzugang mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Verbraucherkonten nicht freigegeben | Macht die Regel durchsetzbar, statt sie nur zu behaupten | Ein bis zwei Wochen |
| Vertraulichkeitsklauseln in Arbeitsverträgen, die KI-Dienste ausdrücklich nennen | Schließt die Lücke zwischen allgemeiner Verschwiegenheit und konkretem Werkzeug | Anwaltliche Prüfung |
| Dokumentierte Unterweisung | Eine sinnvolle Maßnahme nach Art. 4 der KI-Verordnung, die zugleich belegt, dass die Regel bekannt war | Art. 4 schreibt weder Form noch Dauer vor; den Umfang nach Rolle und Risiko bemessen |
Welche Daten dürfen in welches System?
Das Herz jeder brauchbaren Richtlinie ist keine Liste erlaubter Werkzeuge, sondern eine Matrix: Datenklassen auf der einen Seite, Systemstufen auf der anderen. Vier Klassen und vier Stufen reichen für den Mittelstand.
| Datenklasse | Verbraucherkonto (privat) | Firmenkonto mit AVV | EU-gehosteter Dienst | Eigene Lösung im eigenen System |
|---|---|---|---|---|
| Öffentlich: veröffentlichte Texte, Messeunterlagen, Website-Inhalte | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Intern: Arbeitsstände, Konzepte, interne Zahlen ohne Personenbezug | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Vertraulich: Kunden-, Vertrags- und Bewerberdaten, unveröffentlichte Preise | Nein | Ja, wenn der AVV Trainingsnutzung und Weitergabe ausschließt | Ja | Ja |
| Schutzwürdig: Berufsgeheimnisse nach § 203 StGB, Gesundheitsdaten, Kalkulationen, Quellcode, Rezepturen | Nein | Nein | Nur unter den Zusicherungen der jeweiligen Berufsordnung | Ja |
Die Lesart ist einfach: Eine Zelle beantwortet die Frage "Darf diese Information in dieses System?" vollständig. Was auf der Website steht, darf überallhin. Was einen Namen, einen Preis oder eine Vertragsklausel trägt, gehört nicht in ein Verbraucherkonto - Punkt. Für die letzte Zeile gelten eigene Regeln, die nichts mit Datenschutz im Allgemeinen zu tun haben, sondern mit Strafrecht und Berufsrecht; die Details stehen im Beitrag zum LLM-Hosting für Berufsgeheimnisträger.
Zwei Ergänzungen machen die Matrix praxistauglich. Erstens: "Firmenkonto" heißt ein Konto des Unternehmens mit Auftragsverarbeitungsvertrag und abgeschalteter Trainingsnutzung - nicht die Bezahlversion desselben Verbraucherkontos, die an die Person gebunden bleibt. Zweitens gehört die Matrix als Anlage in die Richtlinie, nicht in den Fließtext. Neue Systeme landen in der Anlage, ohne dass das Papier neu verhandelt werden muss.
Welche ChatGPT-Version fällt in welche Stufe?
Die Antwort steht nicht im Gesetz, sondern in den Vertragsbedingungen des Anbieters, und sie unterscheidet sich je nach Zugang erheblich. Die folgende Übersicht gilt für ChatGPT nach den Angaben von OpenAI auf den Seiten Enterprise Privacy, Hilfe-Center und Data Processing Addendum, geprüft am 14. September 2026; für andere Anbieter ist die Struktur dieselbe, die Bedingungen sind vor jedem Vertrag neu zu prüfen.
| Zugang | Auftragsverarbeitungsvertrag | Nutzung der Eingaben zum Training | Datenverarbeitung in der EU | Geeignet für |
|---|---|---|---|---|
| Verbraucherversion (kostenlos oder Einzelabonnement) | Nein | Standardmäßig ja, im Konto abschaltbar | Nein | Öffentliche Informationen: Texte umformulieren, Recherche, Ideen |
| Geschäftsversionen (ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise) | Ja | Standardmäßig nein | Speicherung in Europa für neue Enterprise- und Edu-Arbeitsbereiche wählbar, nicht im Business-Tarif | Interne Daten ohne Personenbezug; mit Vertrag und Speicherung in Europa auch personenbezogene Daten |
| Programmierschnittstelle mit eigener Integration | Ja | Standardmäßig nein | Projektregion Europa für Unternehmenskunden mit freigegebenen erweiterten Datenkontrollen, sonst über einen europäischen Zugang zu den Modellen | Kundendaten in eigenen Anwendungen, mit vorgeschalteter Filterung |
| Europäischer Anbieter oder eigenes Hosting | Ja, nach deutschem oder EU-Recht | Nein, wenn vertraglich ausgeschlossen | Ja | Berufsgeheimnisse nach § 203 StGB, besonders sensible Daten |
Mit Matrix und Versionstabelle ist die Frage "Darf ich das eingeben?" in fast allen Fällen ohne Rückfrage beantwortbar. Das ist der Zweck der Übung: nicht Verbote, sondern Entscheidbarkeit am Schreibtisch. Wie sich die Geschäftstarife von ChatGPT, Claude und Gemini im Preis und in der Verwaltung unterscheiden, steht im Plattformvergleich für Unternehmen.
Was gehört hinein? Neun Pflichtabschnitte
Eine Richtlinie, die den Betrieb tragen soll, braucht neun Abschnitte. Der Kern mit Systemen, Datenklassen und Prüfpflicht muss auf eine Seite passen, denn eine Richtlinie, die niemand liest, ist auch keine angemessene Geheimhaltungsmaßnahme; Systemliste und Matrix gehören in die Anlage.
- Geltungsbereich und Zweck. Für wen sie gilt (Beschäftigte, Freelancer, Dienstleister mit Zugang) und was sie regelt: Nutzung generativer KI für Arbeitszwecke, unabhängig davon, wem das Konto gehört.
- Freigegebene Systeme als Anlage. Eine Positivliste statt einer Verbotsliste, mit Version und Zugang: welches Konto, welcher Anbieter, wer den Zugang vergibt. Was draufsteht, ist erlaubt, alles andere ist unausgewertet. Neue Systeme werden als Ergänzung der Anlage geprüft, nicht am Schreibtisch improvisiert.
- Die Datenmatrix. Die Tabelle aus dem vorigen Abschnitt, angepasst an die eigenen Klassen. Sie ist die einzige Stelle, an der das Dokument konkret wird.
- Absolute Verbote. Berufsgeheimnisse, unanonymisierte Bewerberdaten und Gesundheitsdaten gehören in kein fremdes System. Ausdrücklich nicht freigegeben sind außerdem Verbraucherkonten für alles jenseits öffentlicher Daten, Browser-Erweiterungen mit Zugriff auf Seiteninhalte und Diktier- oder Übersetzungsdienste ohne Vertrag.
- Kennzeichnungspflichten. Was mit KI erzeugt wurde und das Haus verlässt, muss unter den Bedingungen des Artikels 50 der KI-Verordnung gekennzeichnet werden - für Deepfakes und synthetische Inhalte verpflichtend, für Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse ohne redaktionelle Prüfung ebenfalls; für Angebote, E-Mails und interne Dokumente gilt das nicht.
- Die Prüfpflicht. KI-Ergebnisse sind Arbeitshypothesen, keine Ergebnisse. Was ungeprüft an Kunden, Behörden oder in den Code geht, trägt der Verantwortliche persönlich mit. Diese eine Zeile verhindert mehr Schaden als jede Werkzeugliste.
- Zuständigkeit, Meldeweg und Verstöße. Ein benannter Eigentümer der Richtlinie, ein Ansprechpartner für Zweifelsfälle, der in fünf Minuten antwortet, und eine niedrigschwellige Stelle, an die man meldet, wenn etwas Falsches in ein System gelangt ist - ohne Schuldzuweisung, sonst meldet niemand. Für bewusste Verstöße eine gestufte Folge vom Hinweis bis zur arbeitsrechtlichen Konsequenz.
- Die Schulung. Wer, wie oft und wozu geschult wird, mit dokumentierter Teilnahme. Das ist zugleich eine Maßnahme nach Artikel 4 und hält sie fest; Details zur Abstufung stehen im Beitrag zur KI-Kompetenzpflicht.
- Review und Änderung. Ein fester Termin pro Jahr, ein verantwortlicher Name und die Regel, dass die Anlage bei jedem neuen System angepasst wird.
Wer beschließt die Richtlinie - und wann kommt der Betriebsrat ins Spiel?
Die Nutzungsregel selbst ist Weisung des Arbeitgebers: Sie regelt das Arbeitsverhalten, also die Art, wie Arbeit zu erledigen ist, und die darf die Geschäftsführung grundsätzlich allein erlassen. Das Arbeitsgericht Hamburg hat das am 16. Januar 2024 klargestellt (24 BVGa 1/24) - die damals streitige ChatGPT-Richtlinie betraf das Arbeitsverhalten und war damit nicht mitbestimmungspflichtig.
Anders liegt es beim System, mit dem die Regel durchgesetzt wird. Ein Firmenzugang zu einem Chatdienst, dessen Nutzungsprotokolle der Arbeitgeber einsehen kann, ist eine technische Einrichtung im Sinn des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Er kann Verhalten und Leistung überwachen, und diese Eignung genügt nach ständiger Rechtsprechung. Die Einführung dieses Zugangs ist mitbestimmungspflichtig, egal wie die Nutzungsrichtlinie selbst formuliert ist. Die sauberste Lösung ist deshalb meist eine Doppelstruktur: Die Richtlinie regelt das Arbeitsverhalten, eine Betriebsvereinbarung regelt das System und seine Protokolle. Wird die Protokollierung so gebaut, dass sie Vorgänge zählt und nicht Personen, bleibt die Vereinbarung kurz. Was hineingehört, steht im Beitrag zum Betriebsrat bei der KI-Einführung.
Praktisch heißt das: Auch wo kein Mitbestimmungsrecht besteht, ist der frühe Einbezug der schnellere Weg. Eine Richtlinie, die gegen die Belegschaft geschrieben wurde, wird wie eine Überwachungsmaßnahme gelesen und entsprechend bekämpft. Eine, die mit ihr geschrieben wurde, wird befolgt.
Warum ersetzt der Firmenzugang das Verbot?
Weil ein Verbot die Nutzung nicht verhindert, sondern unsichtbar macht, und weil die Alternative weniger kostet als eine einzige Datenpanne.
Ein Firmenzugang ist zunächst nur ein Vertrag: Geschäftsversion oder Programmierschnittstelle, Auftragsverarbeitungsvertrag, Trainingsnutzung ausgeschlossen, Datenverarbeitung möglichst in der EU. Damit sind öffentliche und interne Daten sofort freigegeben, und der größte Teil des Alltagsbedarfs ist gedeckt: Texte, Zusammenfassungen, Übersetzungen, Recherche.
Für vertrauliche Daten kommt die Technik dazu, die den Unterschied zwischen einer Regel und ihrer Durchsetzung ausmacht: eine eigene Integration, die zwischen Beschäftigten und Anbieter sitzt. Sie entfernt personenbezogene Daten vor der Übergabe oder ersetzt sie durch Platzhalter, sie erzwingt die Datenklassen technisch statt per Vertrauen, und sie protokolliert Vorgänge, nicht Personen, damit die Mitbestimmung kurz bleibt. Betrieben wird eine solche Schnittstelle sinnvollerweise in der EU, und sie filtert, bevor irgendetwas das Unternehmen verlässt.
Für schutzwürdige Daten bleibt ein System unter eigener Kontrolle oder ein Anbieter, der die Verpflichtung nach § 203 StGB unterschreibt. Das ist teurer, betrifft aber nur den kleinsten Teil der Daten und den kleinsten Kreis der Beschäftigten.
Das Ergebnis ist eine Regel, die sich einhalten lässt, weil das Einhalten bequemer ist als das Umgehen: Das freigegebene Werkzeug ist schneller erreichbar als das private Konto, es kann mehr, und es fragt nicht.
Warum scheitern die meisten Richtlinien?
Fünf Muster kehren immer wieder, und alle lassen sich auf ein Papier ohne Betrieb zurückführen.
Totalverbot ohne Alternative. Wer KI verbietet, ohne ein freigegebenes Werkzeug zu stellen, produziert Schatten-Nutzung. Die 46 Prozent aus der WalkMe-Erhebung sind die empirische Antwort auf jede Richtlinie, die nur "nein" sagt.
Vorlage ohne Firmenbezug. Die heruntergeladene Muster-Richtlinie regelt Datenklassen, die es im Unternehmen nicht gibt, und lässt die aus, die es gibt - etwa Berufsgeheimnisse in der Kanzlei oder Konstruktionsdaten im Maschinenbau.
Eine Regel für alle Daten. Wer alles gleich behandelt, schützt nichts. Das Totalverbot für öffentliche Texte wird genauso ignoriert wie das für Vertragsklauseln, und am Ende gilt faktisch keine von beiden.
Kein Eigentümer, kein Termin. Anbieter ändern Modelle, Verarbeitungsorte und Trainingsbedingungen quartalsweise. Eine Richtlinie vom Stand 2024 führt 2026 Systeme auf, die es nicht mehr gibt, und lässt die unerwähnt, die alle benutzen.
Keine Antwort auf die eine Frage. "Welches Werkzeug für welche Aufgabe?" Wenn eine Beschäftigte das nicht in zwei Sätzen beantworten kann, ist die Richtlinie ein Compliance-Dokument, keine Arbeitsregel.
Wie kommt die Regel in den Betrieb?
In drei Wochen, wenn der Betriebsrat früh eingebunden ist. Das Papier ist dabei der kleinere Teil.
Woche 1: Klassen und Richtlinie. Die Datenklassen werden mit den Fachbereichen durchgegangen; jede Abteilung nennt ihre typischen Eingaben, und die Zuordnung entsteht aus echten Beispielen statt aus Definitionen. Die Richtlinie wird geschrieben und dem Datenschutzbeauftragten vorgelegt.
Woche 2: Zugang und Vertrag. Geschäftsversion oder Programmierschnittstelle wird beschafft, der Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, die Trainingsnutzung ausgeschlossen, die EU-Verarbeitung eingestellt. Verbraucherkonten werden nicht nur gesperrt, sondern überflüssig gemacht; die Lücke ist groß, denn laut Bitkom stellen 26 Prozent der Unternehmen Zugänge bereit, während 42 Prozent Schatten-Nutzung sehen. Wenn vertrauliche Daten verarbeitet werden sollen, beginnt die Integration mit Filterung.
Woche 3: Schulung und Information. Eine kurze Schulung an echten Eingaben aus Woche 1, mit Teilnehmerliste. Information des Betriebsrats, wenn ein Firmenzugang mit Protokollen eingeführt wird; Information der Belegschaft in jedem Fall. Ab dann gilt die Richtlinie, und ab dann ist sie eine angemessene Geheimhaltungsmaßnahme.
Danach entscheidet die Wiederholung: eine Auffrischung pro Jahr, dokumentiert, und ein Review-Termin im Kalender des Eigentümers.
Häufige Fragen
Ist eine KI-Richtlinie gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, aber faktisch kaum zu umgehen. Kein Gesetz verlangt das Dokument beim Namen; ohne schriftliche Regel lassen sich aber weder die Maßnahmen nach Artikel 4 der KI-Verordnung sinnvoll festlegen noch die Rechenschaftspflicht der DSGVO und die angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz belegen. Die Richtlinie ist ein Werkzeug, keine eigene Pflicht.
Dürfen Mitarbeiter ChatGPT für die Arbeit nutzen?
Ja, wenn geregelt ist, welche Daten in welche Version dürfen. In der Verbraucherversion haben Kundendaten, Personaldaten und Geschäftsgeheimnisse nichts verloren, weil kein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht und Eingaben standardmäßig zum Training verwendet werden können. Ein Firmenzugang mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ausgeschlossener Trainingsnutzung verträgt deutlich mehr. Dazu kommt seit Februar 2025 die Pflicht nach Artikel 4 der KI-Verordnung, Maßnahmen für die KI-Kompetenz des Personals zu ergreifen.
Verlieren wir den Schutz als Geschäftsgeheimnis, wenn Mitarbeiter Daten in ChatGPT eingeben?
Das ist das eigentliche Risiko. Ein Geschäftsgeheimnis ist nach § 2 Nr. 1 GeschGehG nur geschützt, wenn der Inhaber angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen getroffen hat. Wer die Eingabe in externe KI-Dienste nicht regelt und nicht kontrolliert, liefert der Gegenseite in einem späteren Verfahren das Argument, die Maßnahmen seien nicht angemessen gewesen. Eine Richtlinie mit Freigabeliste, eine technische Trennung und dokumentierte Schulungen sind solche Maßnahmen.
Trainiert der Anbieter mit unseren Eingaben?
In der Verbraucherversion von ChatGPT nach den Angaben des Anbieters standardmäßig ja, abschaltbar in den Einstellungen des Kontos. In den Geschäftsversionen und über die Programmierschnittstelle standardmäßig nein. Prüfen Sie die Bedingungen zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses und halten Sie das Ergebnis im KI-Inventar fest; die Regeln der Anbieter ändern sich.
Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter?
Sobald personenbezogene Daten eingegeben werden, ja, nach Artikel 28 DSGVO. Die Anbieter bieten ihn für Geschäftsversionen und Programmierschnittstellen an, für Verbraucherkonten nicht. Ein Verbraucherkonto, in das Kundendaten kopiert werden, ist deshalb kein Grenzfall, sondern ein Verstoß.
Brauche ich den Betriebsrat für die Einführung einer KI-Richtlinie?
Für die Regel selbst meist nicht, weil sie das Arbeitsverhalten betrifft, also die Art, wie Arbeit zu erledigen ist (ArbG Hamburg, 16.01.2024, 24 BVGa 1/24). Mitbestimmungspflichtig ist dagegen das System, über das kontrolliert wird: Ein Firmenzugang mit einsehbaren Nutzungsprotokollen fällt unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und braucht eine Betriebsvereinbarung. Eine Protokollierung, die Vorgänge zählt und nicht Personen, verkürzt diese Vereinbarung erheblich.
Was gehört in die KI-Richtlinie?
Im Kern drei Dinge, die auf eine Seite passen: die freigegebenen Werkzeuge, die Zuordnung der Datenklassen zu diesen Werkzeugen und die Pflicht, jede Ausgabe vor der Weitergabe zu prüfen. Dazu kommen Geltungsbereich, absolute Verbote, Kennzeichnung, ein Ansprechpartner mit Meldeweg, die Schulung und ein Review-Termin. Die Systemliste und die Datenmatrix gehören als Anlage dazu, damit neue Werkzeuge ohne Neuverhandlung ergänzt werden können.
Was kostet die Erstellung einer KI-Richtlinie?
Intern ein bis zwei Tage für die Datenmatrix und die Absprachen, plus juristische Prüfung. Extern erstellte Richtlinien liegen je nach Anbieter und Tiefe zwischen einigen hundert und einigen tausend Euro. Der größere Kostenpunkt ist nicht das Dokument, sondern die Umsetzung: Lizenzen für die freigegebenen Konten, die Schulung und die technische Absicherung.
Wie oft muss eine KI-Richtlinie aktualisiert werden?
Die Liste freigegebener Systeme quartalsweise, das Dokument selbst jährlich und anlassbezogen immer dann, wenn ein neues System, eine neue Risikoklasse oder ein neuer Anbietervertrag dazukommt. Anbieter ändern Trainingsbedingungen und Verarbeitungsorte ohne große Ankündigung; die Anlage ist der Teil, der am schnellsten veraltet.
Reicht eine Muster-Vorlage aus dem Internet?
Als Gliederung ja, als Regel nein. Vorlagen scheitern an den Stellen, die firmenspezifisch sind: den eigenen Datenklassen, den branchentypischen Schutzgütern wie Berufsgeheimnissen und der Schnittstelle zu einer bestehenden Betriebsvereinbarung. Wer die Vorlage unverändert übernimmt, dokumentiert vor allem, dass niemand sie gelesen hat.
Fazit
Der eigentliche Befund ist die Kluft: 42 Prozent der Unternehmen sehen oder vermuten Schatten-KI, 23 Prozent haben Regeln. Das Geschäftsgeheimnisgesetz schützt nur, wer sich selbst schützt, und die DSGVO erlaubt nur, was vertraglich geregelt ist. Beides spricht nicht gegen ChatGPT im Unternehmen, sondern gegen den ungeregelten Zustand, in dem es heute in den meisten Betrieben läuft.
Eine Richtlinie schließt diese Kluft nicht durch Umfang, sondern durch drei kurze Antworten: welche Systeme, welche Daten, welche Prüfung. Dazu ein Firmenzugang mit Vertrag und eine dokumentierte Schulung. Der Test, ob sie wirkt, ist einen Satz lang: Kann jede Beschäftigte sagen, welche Daten in welches Werkzeug dürfen - ohne nachzuschlagen? Wenn ja, ist das Papier eine Arbeitsregel. Wenn nein, ist es eine Akte.
Was der Geschäftsführer bei der Einführung insgesamt verantwortet, steht im Leitfaden KI einführen im Mittelstand.
Das ist keine Rechtsberatung. Ob konkrete Maßnahmen im Sinne des Geschäftsgeheimnisgesetzes angemessen sind und wie Vertraulichkeitsklauseln zu fassen sind, klärt der Anwalt; die Vertragsbedingungen der Anbieter sind zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses zu prüfen.
Dieser Beitrag erschien am 15. September 2026. Am 23. September 2026 wurde der Beitrag zu ChatGPT und Geschäftsgeheimnissen vom 13. September 2026 hier eingearbeitet. Am 18. Oktober 2026 haben wir die Angaben zu Artikel 4 an den Wortlaut nach dem Digital Omnibus angeglichen.
Quellen
- Bitkom Research, Presseinformation "Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI" (21. Oktober 2025): repräsentative Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten
- Bitkom, Studienbericht "Künstliche Intelligenz in Deutschland" (2025)
- Microsoft und LinkedIn, Work Trend Index Annual Report (2024): 78 % BYOAI, 80 % in kleinen und mittleren Unternehmen
- YouGov-Umfrage im Auftrag von SThree (November 2025): 5.391 MINT-Fachkräfte in sechs Ländern
- WalkMe/Software AG, State of Digital Adoption Survey (2025): über 3.500 Wissensarbeitende
- KPMG International und University of Melbourne, "Trust, Attitudes and Use of Artificial Intelligence: A Global Study" (2025)
- Cost of a Data Breach Report 2025 - IBM
- Samsung Bans ChatGPT, Google Bard, Other Generative AI Use by Staff After Leak - Bloomberg
- § 2 GeschGehG - Begriffsbestimmungen - Gesetze im Internet
- § 4 GeschGehG - Handlungsverbote - Gesetze im Internet
- § 23 GeschGehG - Verletzung von Geschäftsgeheimnissen - Gesetze im Internet
- Art. 28 DSGVO - Auftragsverarbeiter - dsgvo-gesetz.de
- Artikel 4 KI-Verordnung: KI-Kompetenz - artificialintelligenceact.eu
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung): Art. 26 Abs. 7, Art. 50
- Enterprise privacy at OpenAI und Data Processing Addendum - OpenAI
- Arbeitsgericht Hamburg, Beschluss vom 16. Januar 2024 - 24 BVGa 1/24; Einordnung: Erstes Urteil zu Rechten des Betriebsrats bei Einsatz von künstlicher Intelligenz - Bird & Bird
Über den Autor
Michael Kaiser
Gründer und Inhaber von ArkeonTech, Aalen
Wirtschaftsinformatiker (DHBW Heidenheim) mit einem Bachelor in Business Analytics der Hochschule Aalen, davor mehrere Jahre ERP-Berater im baden-württembergischen Mittelstand. Seit September 2025 führt er ArkeonTech in Aalen.
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