KI-Agentur beauftragen: 12 Fragen vor dem Erstgespräch

Die Auswahl einer KI-Agentur ist für viele Mittelständler eine Entscheidung ohne Vergleichsmaßstab: Man kauft etwas, das man technisch nicht bis ins Detail beurteilen kann, von einem Markt, der schnell wächst und schwer zu überblicken ist. Die gute Nachricht ist, dass man kein Entwickler sein muss, um Spreu von Weizen zu trennen. Man muss nur die richtigen Fragen stellen. Diese zwölf sind die wichtigsten.

Das Wichtigste in Kürze: Entscheidend sind vier Bereiche: Integrationstiefe (schreibt das System in Ihre Software oder bleibt es eine Insel?), Datenschutz (EU-Hosting, Auftragsverarbeitungsvertrag, EU AI Act), Kostenstruktur (Festpreis oder offene Rechnung, Mindestlaufzeit, wem gehört das Ergebnis) und Betrieb (wer pflegt den Agenten nach dem Go-Live?). Lassen Sie sich jede Antwort schriftlich geben, bevor Sie unterschreiben.

Warum die richtigen Fragen über den Projekterfolg entscheiden

Weil die meisten KI-Projekte nicht an der Technik scheitern, sondern an dem, was vorher nicht geklärt wurde. Eine Untersuchung des MIT Project NANDA (2025) kommt zu dem Ergebnis, dass rund 95 Prozent der untersuchten generativen KI-Pilotprojekte keinen messbaren Ertrag liefern. Als Kernproblem nennt sie nicht die Qualität der Modelle, sondern Systeme, die sich nicht an die Abläufe des Unternehmens anpassen und nicht aus ihnen lernen.

Genau das lässt sich im Erstgespräch herausfinden. Wer die folgenden Fragen stellt, erkennt meist schon im ersten Gespräch, ob ein Anbieter ein Werkzeug verkauft oder ein Problem löst.

Technik und Integration: Die Fragen 1 bis 3

1. Schreibt der KI-Agent in unsere bestehenden Systeme, oder liefert er nur Text? Das ist die wichtigste Frage überhaupt. Ein Agent, der eine Anfrage beantwortet, aber den Lead nicht ins CRM schreibt und keinen Termin bucht, erzeugt Nacharbeit statt sie zu ersparen. Lassen Sie sich konkret zeigen, welche Systeme angebunden werden: CRM, ERP, Kalender, Warenwirtschaft, Telefonanlage.

2. Was passiert, wenn der Agent eine Anfrage nicht beantworten kann? Ein gutes System erkennt seine Grenzen und übergibt an einen Menschen, inklusive Gesprächsverlauf. Ein schlechtes rät. Fragen Sie nach dem Eskalationsweg und danach, wie oft er in vergleichbaren Projekten ausgelöst wird.

3. Woher bezieht der Agent sein Wissen, und wer hält es aktuell? Produkte, Preise und Öffnungszeiten ändern sich. Klären Sie, ob die Wissensbasis manuell gepflegt wird, wer das tut und ob es im Preis enthalten ist. Eine Übersicht der verschiedenen Systemtypen finden Sie in unserem Beitrag Welche KI-Agenten gibt es.

Datenschutz und Recht: Die Fragen 4 bis 6

4. Wo werden die Daten verarbeitet, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und dieselben Pflichten müssen an alle Unterauftragsverarbeiter weitergegeben sein. Liegt ein Verarbeitungsort außerhalb der EU, kommt eine Grundlage für die Übermittlung hinzu, etwa ein Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln. Lassen Sie sich Vertrag und Liste der Unterauftragsverarbeiter vor der Beauftragung zeigen, nicht danach.

5. Wie erfüllt die Lösung die Transparenzpflichten des EU AI Act? Seit August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der Verordnung (EU) 2024/1689: Nutzer müssen erkennen können, dass sie mit einem KI-System interagieren. Ein Anbieter, der diese Frage nicht souverän beantwortet, hat sich mit dem Thema nicht beschäftigt. Details im Leitfaden zum EU AI Act für KMU.

6. Werden unsere Daten zum Training fremder Modelle verwendet? Die einzig akzeptable Antwort ist nein, vertraglich zugesichert. Bei sensiblen Branchen kommt die Schweigepflicht hinzu, etwa nach Paragraf 203 StGB im Gesundheitswesen.

Kosten und Vertrag: Die Fragen 7 bis 9

7. Ist das ein Festpreis, und was genau ist enthalten? Fragen Sie explizit nach: Konzept, Integration, Tests, Schulung, Betrieb, Modellkosten. Bei Kanälen wie WhatsApp kommen nutzungsabhängige Gebühren Dritter hinzu, die vorab kalkuliert werden sollten. Wie sich das aufschlüsselt, zeigen unsere Beiträge zu KI-Chatbot-Kosten und zur WhatsApp Business API.

8. Gibt es eine Mindestlaufzeit? Eine lange Bindung ist bei einem Werkzeug, das sich erst im Betrieb bewerten lässt, ein Risiko. Klären Sie Laufzeit und Kündigungsfristen und was bei einer Kündigung mit Daten und Konfiguration geschieht.

9. Wem gehört das Ergebnis, und was passiert bei einem Anbieterwechsel? Klären Sie Nutzungsrechte, Datenexport und Dokumentation. Wenn ein Wechsel bedeutet, dass Sie bei null anfangen, ist das ein Kostenrisiko, das im Angebot nicht steht.

Zusammenarbeit und Betrieb: Die Fragen 10 bis 12

10. Wer arbeitet tatsächlich an unserem Projekt? Im Verkauf sprechen Sie nicht immer mit den Personen, die später umsetzen. Fragen Sie, wer das Projekt technisch verantwortet und wer nach dem Vertragsabschluss Ihr Ansprechpartner ist.

11. Wie sieht der erste messbare Zwischenschritt aus, und wann kommt er? Gute Projekte starten mit einem eng abgegrenzten Anwendungsfall und einem testbaren Ergebnis nach wenigen Wochen, nicht mit einem Komplettumbau. Fragen Sie nach dem Zeitpunkt, zu dem Sie zum ersten Mal etwas Echtes sehen.

12. Welche Kennzahl soll sich verändern, und wie messen wir das? Ohne definierte Zielgröße lässt sich der Erfolg hinterher nicht bewerten. Sinnvolle Kennzahlen sind etwa die Anzahl beantworteter Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten, die Bearbeitungszeit pro Vorgang oder die Quote verpasster Anrufe.

Welche Antworten sollten Sie hellhörig machen?

Vier Muster, die erfahrungsgemäß auf Probleme hindeuten, unabhängig vom Anbieter:

Ein transparenter Anbieter beantwortet all das im Erstgespräch, ohne zu zögern, und schriftlich im Angebot.

Regionale Agentur oder überregionaler Anbieter?

Die Entfernung entscheidet seltener, als die Suche nach einer Agentur in der eigenen Stadt vermuten lässt. Sie zählt vor allem am Anfang: Wenn ein Agent in gewachsene Abläufe eingreift, etwa in die Auftragserfassung oder die Terminvergabe einer Praxis, klärt ein halber Tag am Arbeitsplatz Ausnahmen, die in keiner Prozessbeschreibung stehen. Aufbau, Tests und Betrieb laufen danach in den meisten Projekten ohnehin über geteilte Bildschirme und Ticketsysteme.

Drei Fragen helfen bei der Abwägung:

• Kommt der Anbieter zum Projektstart vor Ort, und ist das im Angebot enthalten? Reisekosten, die erst in der Rechnung auftauchen, verzerren jeden Vergleich.
• Gibt es Referenzen aus Ihrer Branche? Ein vergleichbares Projekt aus einer anderen Region sagt mehr als ein unpassendes Projekt in Ihrer Nähe.
• Wie schnell reagiert der Anbieter im laufenden Betrieb? Entscheidend ist die vereinbarte Reaktionszeit bei Störungen, nicht die Fahrzeit.

Wer diese drei Punkte schriftlich geklärt hat, kann regionale und überregionale Angebote nach denselben zwölf Fragen vergleichen.

Häufige Fragen zur Auswahl einer KI-Agentur

Woran erkenne ich eine seriöse KI-Agentur? An drei Dingen: Sie nennt konkret, welche Ihrer Systeme angebunden werden, beantwortet Datenschutzfragen sofort und schriftlich, und sie schlägt einen abgegrenzten ersten Anwendungsfall mit messbarer Zielgröße vor statt eines Komplettprojekts.

Was kostet die Beauftragung einer KI-Agentur? Das hängt vom Anwendungsfall und vom Integrationsaufwand ab. Seriöse Anbieter weisen die einmaligen Kosten für die Umsetzung und die laufenden Kosten für Betrieb, Modellnutzung und Gebühren Dritter wie WhatsApp getrennt aus. Ein Angebot ohne diese Trennung lässt sich nicht vergleichen.

Sollte ich eine lokale Agentur oder einen überregionalen Anbieter wählen? Das hängt von der Komplexität ab. Bei tiefen Prozessintegrationen hilft die Möglichkeit, sich vor Ort zusammenzusetzen und die Abläufe gemeinsam anzuschauen. Bei klar umrissenen Standardfällen ist die Entfernung nachrangig.

Wie lange dauert es von der Beauftragung bis zum Go-Live? Das hängt vom Umfang ab. Ein abgegrenzter erster Anwendungsfall sollte nach wenigen Wochen testbar sein, eine tiefe Anbindung an ERP-System oder Telefonanlage dauert länger. Lassen Sie sich im Angebot das Datum des ersten testbaren Zwischenstands nennen.

Was sollte im Angebot einer KI-Agentur unbedingt stehen? Der Leistungsumfang mit allen Kostenbestandteilen, die anzubindenden Systeme, der Datenschutzrahmen inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag, die Regelung zu Nutzungsrechten und Datenexport, die Laufzeit sowie die vereinbarte Erfolgskennzahl.

Brauche ich eigenes technisches Personal für den Betrieb? Nicht zwingend. Übernimmt der Anbieter Hosting, Überwachung und Anpassungen, arbeitet Ihr Team vor allem mit den Ergebnissen, etwa mit Anfragen im CRM oder gebuchten Terminen im Kalender. Wer das System selbst betreiben will, braucht dafür eigene Kapazität. Legen Sie im Angebot fest, wer welche Aufgabe übernimmt.

Quellen

• MIT Project NANDA (2025), berichtet von Fortune: MIT report: 95% of generative AI pilots at companies are failing
• Europäische Union (2024): Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act), Artikel 50